Sayaajarkan – Di antara berbagai macam media komunikasi di kalangan pekerja kantoran, salah satu yang paling sering digunakan, e-mail atau surat elektronik (surel). Ponsel dengan segala fiturnya yang canggih memang menjadi sarana komunikasi primer, namun surel tetaplah sangat penting untuk kelancaran pekerjaan.
Sayangnya, karena fungsinya hampir serupa, banyak orang yang salah kaprah dan berpikir menggunakan e-mail tak ada bedanya dengan mengirim pesan lewat ponsel atau media sosial. Padahal, etika berkomunikasi lewat media surel itu sangatlah berbeda dengan ponsel. Dan kesalahan saat menggunakan surel, meski banyak yang mengabaikan, sedikit banyak mencerminkan profesionalisme kamu.
Agar tak salah kaprah, berikut tujuh etika menggunakan surel yang patut kamu ketahui. Sini saya ajarkan.
Cantumkan judul yang jelas
Saat mengirim pesan lewat surel di internet, banyak yang melewatkan kolom “subject” sebelum mengirim pesan. Dengan begitu, surel yang kamu kirim diterima sebagai pesan tanpa judul. Atau, ada pula yang menulis judul asal-asalan. Hal ini jelas tidak dibenarkan dalam penggunaan surel secara profesional. Saat mengirim pesan melalui surel, cantumkan judul dengan jelas, singkat, dan menggambarkan isi pesan yang Kamu kirim. Contohnya, “Perubahan waktu Rapat” atau “Saran untuk Proposal”. Ingat, orang-orang biasanya memutuskan membuka surel berdasarkan judulnya. Maka, pilih kalimat yang membuat orang menyadari bahwa Kamu membutuhkan perhatian atau ada hal yang benar-benar penting yang harus segera diketahui.
Gunakan alamat surel profesional
Jika bekerja di sebuah perusahaan, jangan lagi gunakan surel dengan alamat yang terkesan alay “Debbieimoetz@…” atau “tatacantieq@…” seperti yang biasa kamu gunakan semasa sekolah. Pakailah alamat surel yang berbasis laman korporasi. Menggunakan nama asli sebagai alamat surel jauh lebih baik.
Profesionalisme kamu akan ternilai dari bagaimana cara kamu menjawab dan mengirim email. Credit Photo: techinexpert.com
Pikir dua kali sebelum klik “reply all”
Tak ada orang yang senang membaca balasan surel untuk 20 orang sekaligus, sementara isi pesan balasannya tak berkaitan dengan dirinya. Memang, bisa saja pesan itu diabaikan. Tapi, mendengar suara ponsel berdenting setiap beberapa menit karena berondongan pesan surel yang masuk itu sungguh menyebalkan. Jadi, pikir baik-baik, kirimkan pesan kamu hanya untuk orang-orang yang berkepentingan dengan isi pesan surel kamu.
Gunakan tanda baca dengan tepat
Jangan melakukan kebiasaan kamu saat menggunakan ponsel; mengumbar tanda seru, titik, koma, tanda petik di sembarang tempat. Gunakan tanda-tanda baca tersebut di bagian yang tepat. Menggunakan tanda baca yang tak tepat akan membuat interpretasi berbeda, juga berpotensi menyinggung perasaan orang lain.
Berhati-hatilah dengan humor
Beda halnya dengan ketika kamu bisa berbalas lelucon dengan cepat lewat ponsel, menulis humor di surel bisa rancu tanpa konteks, tanda baca, dan ekspresi menulis yang jelas. Dalam urusan profesional, sebaiknya jangan mencantumkan lelucon, kecuali kamu sudah kenal baik si penerima pesan. Sesuatu yang kamu anggap lucu belum tentu lucu di mata orang lain.
Selalu cek ulang sebelum mengirim e-mail. Meminimalisir kesalahan kecil dapat meningkatkan kredibilitas kamu. Credit Photo: androidinsider.ru
Ketahui cara bicara dan menulis orang dari kebudayaan berbeda
Perbedaan budaya berpotensi memicu kesalahpahaman, terutama ketika berkomunikasi lewat tulisan, tanpa ekspresi wajah dan intonasi. Ada beberapa bangsa yang memiliki budaya basa-basi dalam menulis surat, ada pula bangsa yang lebih suka langsung ke poin penting. Pahami hal itu ketika kamu harus berhubungan lewat surel dengan orang-orang dari luar negeri.
Balaslah semua pesan
Kelihatannya ribet dan buang waktu, tapi kamu harus mencobanya. Termasuk membalas e-mail yang dikirim kepada kamu secara tidak sengaja. Paling tidak, si pengirim tahu pesannya tersasar ke kamu. Membalas surel, terutama kepada orang-orang yang bekerja satu perusahaan dengan kamu, merupakan etika menggunakan surel yang baik, kata Pachter. Satu pesan penting lainnya: Selalu masukkan alamat penerima belakangan, agar surel kamu tak pernah terkirim secara tak sengaja sebelum isi pesannya benar-benar sempurna.**
